اخر الاخبار
مكتب السيد الوزير

نبذة عن اعمال مكتب السيد الوزير

 

مكتب السيد الوزير

يتولى مكتب الوزير المهام الاتية:-

  1. الاشراف على الاقسام والشعب والوحدات المرتبطة بمكتب الوزير
  2. اعداد المخاطبات الى الجهات العليا والاوامر الخاصة بعمل المكتب وإعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الوزير بها الى الجهات المعنية.
  3. تدقيق ومتابعة وتنظيم البريد الوارد من الجهات العليا (التنفيذية والتشريعية) والوزارات والجهات غير المرتبطة بوزارة وتشكيلات الوزارة كافة.
  4. التنسيق بشان شكاوى المواطنين وتنظيم المقابلات بناء على الطلبات المقدمة للسيد الوزير
  5. تنظيم لقاءات ومقابلات وزيارات السيد الوزير.
  6. التنسيق والتحضير للاجتماعات واللقاءات والمؤتمرات التي يحضرها او يرعاها السيد الوزير.
  7. التنسيق مع الجهات المعنية في حضور الوزير للندوات والمناسبات الرسمية سواء الداخلية أو الخارجية.
  8. تبليغ قرارات وتوجيهات وتعليمات الوزير ومتابعة تنفيذها.
  9. القيام بأية مهام اخرى بتكليف من السيد الوزير.

الهيكل التنظيمي

ترتبط بمكتب الوزير التشكيلات الاتية:-

 

اولا: مدير مكتب الوزير

يرتبط مباشرة بالسيد الوزير وهو المسؤول الاول عن الإشراف على العاملين في مكتب الوزير وتقويم أدائهم وتوجيههم ويتولى مهمة الإشراف العام على كافة الخدمات الإدارية وخدمات السكرتارية في المكتب، ووضع الخطط المناسبة لتطوير هذه الأعمال والتأكد من حسن أدائها.

 

ثانيا: سكرتارية الوزير

ترتبط بمدير المكتب وتتولى مهمة القيام بكافة أعمال السكرتارية الخاصة بالوزير وتنظيم جداول مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بالوزير كذلك تنظيم عرض المخاطبات التي تعرض على الوزير طبقًا لأولوياتها وابلاغ التوجيهات والتعليمات الشفهية التي يصدرها الوزير للجهات المختصة.

 

ثالثا: القسم الفني والمتابعة الوزاري

يرتبط مباشرة بالسيد الوزير ويتولى المهام التالية.

  1. متابعة الاعمال لكافة المشاريع ولجميع التشكيلات .
  2. اعداد التقارير الخاصة بالاعمال المتلكئة لكافة التشكيلات.
  3. متابعة اعمال الخطة ونسب الصرف لكل مشروع .
  4. اعداد تقارير خاصة وحسب توجيهات السيد الوزير.

 

 كما يرتبط بمكتب الوزير الاقسام والشعب والوحدات التالية وتكون تحت اشراف مدير المكتب:

قسم العقود /  مهامه

الاعلان عن المناقصات، الاشتراك بلجان التحليل واصدار كتب الاحالة والاشتراك بلجان استلام العقود، اعداد صيغ العقود، تخويل جهات التعاقد بتوقيع العقود، متابعة مراحل تنفيذ العقود، متابعة مراحل التنفيذ بالتنسيق مع الجهات القارضة والمستفيدة بالاضافة الى متابعة اجراءات الادخال الكمركي لغرض دخول الارساليات.

 

دائرة التدقيق والرقابة الداخلية/ مهامه

الاجابة على الاستفسارات التي ترد من التشكيلات واجراء التدقيق الميداني على انشطة الدوائر، تدقيق كافة المعاملات المالية الخاصة بالوزارة، تشكيل اللجان الوزارية والاجابة على ملاحظات ديوان الرقابة المالية الاتحادي، متابعة لجان الجرد السنوي ومطابقتها والاشتراك باللجان المالية والفنية والتدقيقية والتحقيقية وغيرها من اللجان.

 

قسم شؤون المواطنين/ مهامه

استلام طلبات المواطنين والشكاوى عبر نوافذ الاستلام ومتابعتها وتبليغ اصحابها بالاجراءات، تنظيم طلبات المقابلات الخاصة بالمواطنين مع السيد الوزير والسادة الوكلاء وادارة برنامج حكومة المواطن الالكترونية، رصد الشكاوى اعلامياً مع تبليغ اصحابها بالاجراءات وتنظيم البطولات الرياضية والمشاركة في البطولات الخارجية.

 

قسم التصاريح الأمنية / مهامه

منح التصاريح الامنية لكل العاملين في الوزارة بالاضافة الى الشركات والمنظمات والمؤسسات غير الحكومية المتعاقدة مع الوزارة ، نفيذ السياسات والتعليمات التي تصدر عن المكتب الوطني للتصاريح الامنية، اصدار الضوابط والتعليمات المتعلقة بتنظيم الجانب الامني، اصدار الباجات أو التخاويل للاشخاص والعجلات والمواد، تنظيم عملية الدخول والخروج من والى الوزارة ، الادارة والرقابة والاشراف على وحدة الدفاع المدني وعلى الكاميرات والتنسيق مع قوة حماية الوزارة لوضع الخطط الكفيلة لتامين الوزارة من الاختراقات الامنية الخارجية.

 

قسم الاعلام والاتصال الحكومي/ مهامه

1- نشر الاخبار الخاصة بالوزارة والسادة المسؤولين في جميع وسائل الاعلام المقروءة والمسموعة والمكتوبة ومواقع التواصل الاجتماعي، تنظيم كافة الندوات والاجتماعات والمؤتمرات التي تقيمها الوزارة خارج وداخل الوزارة، ترجمة الاخبارالى اللغة الانكليزيه ونشرها على الصفحة الانكليزيه لموقع الوزارة الالكتروني, متابعة اصدار سمات الدخول الفيزا للخبراء الاجانب وموفودين الوزارة والتعامل مع وزارة الخارجية والداخلية واصدار باج المنطقة الخضراء وأرشفة كافة صور واجبات الوزارة وجولات السيد الوزير في بغداد والمحافظات.

 

القسم الصحي / مهامه

يقوم القسم الصحي بتقديم الخدمات العلاجية لكافة منتسبي الوزارة من المراجعين للمركز ومنحهم الإجازات المرضية عند الحاجة القصوى والاحالات المرضية وصرف الأدوية وتقديم الإسعافات الطبية الأولية ومعالجة منتسبي المديريات العامة والشركات والهيئات وأفراد الحمايات التابعة للوزارة

 

شعبة الارشفة والبريد الالكتروني / مهامها

استلام المخاطبات الواردة الى مكتب الوزير من كافة اقسام المكتب وتشكيلات الوزارة والوزارات والجهات غير المرتبطة بوزارة سواء كانت المخاطبات ورقية ام الكترونية وارشفتها وحفظها وتوزيعها الى الجهات المعنية بعد احالتها من قبل السيد الوزير ومدير المكتب

 

شعبة المراسم / مهامها

تعني باستقبال الضيوف وتوديعهم وتنظيم قاعات الاجتماعات من حيث ترتيب الجلوس ومراعاة البروتوكول الخاص بذلك وفق قواعد الأقدمية والأسبقية.

 

شعبة الخدمات

تتولى مهمة تنظيم الشؤون الادارية لمنتسبي المكتب بما فيها الاجازات والغيابات والاشراف على تنظيم خطوط نقل الموظفين.

 

وحدة الذمم المالية

تتولى جرد الذمم المالية وتنظيم استمارات خاصة بها وارسالها الى هياة النزاهة.